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员工报销采用发票袋形式的税务及会计档案管理风险问题
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我们公司最近有在考虑实施一个电子报销系统,员工们在该系统上提交报销申请时需要将所有发票拍照上传,上传的这些电子影像用于后续的审批和财务复核。实物发票就不再要求员工们整齐粘帖在纸张上了,而是塞到一个发票袋内交给财务,发票袋上有二维码可以与线上的报销申请进行关联。财务在收到发票袋后取出所有发票,用一个专门的扫描仪把所有发票扫描一遍(有OCR识别功能),然后系统自动将扫描结果与线上员工上传的照片内容进行比对。财务对于这些发票也不作额外粘帖,而是直接将发票袋单独归档,但是可以和形成的会计凭证进行关联从而保证做到可以快速检索。
想问下老师们,这样的操作(发票不再粘帖固定并与会计凭证一起归档),从税务的原始凭证管理角度以及和会计的档案管理角度,是否存在风险不被税务和财政接受?
5年前提出
Judy老师
根据财政部关于印发《会计基础工作规范》的通知(财会字[1996]19号)个人认为如果一个发票袋对应的是一张报销凭证,那么系统审批的报销凭证和记账凭证打印出来装订成册,根据报销凭证能够找到发票袋那么发票袋可以单独规定(类似于附件另存)但是需要确保发票袋里面的原始凭证不易遗失(原来黏贴在黏贴单据上就是为了这个),因为如果经常有中介进场审计的话需要调取这些原始凭证查阅和复印,如果不黏贴容易遗失和错乱。
5年前回复
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